El kanban parece simple: tarjetas en columnas, mueven de izquierda a derecha, listo. Pero la mayoría de los equipos lo configuran, añaden todas las tareas que se les ocurren, y terminan con un tablero que se parece más a un aparcamiento que a un flujo de trabajo.

Esto es lo que realmente hace funcionar al kanban.

Empieza con las columnas correctas

El "Por hacer / En progreso / Hecho" predeterminado funciona para proyectos individuales. Para equipos, necesitas columnas que reflejen tu flujo de trabajo, no uno genérico.

Un buen punto de partida para equipos de software:

Backlog — Ideas sin refinar. Aún no listas para trabajar.
Listo — Refinado, estimado, listo para ser tomado.
En progreso — Alguien lo está trabajando activamente ahora mismo.
Revisión — Código en revisión o esperando aprobación.
Hecho — Desplegado, entregado, cerrado.

El número de columnas importa menos que lo que cada columna significa. Si tu equipo no puede ponerse de acuerdo sobre qué hace que una tarea pase de "En progreso" a "Revisión", tienes un problema de proceso, no un problema de herramienta.

Limita el trabajo en progreso

El error más común del kanban es tratar la columna "En progreso" como otra lista de tareas. Pronto tienes doce cosas "en progreso", todo el mundo está cambiando de contexto constantemente, y nada se termina.

Los límites de WIP (Trabajo en Progreso) arreglan esto. Establece un máximo para cuántas tareas pueden estar en cualquier columna a la vez.

Si el límite es tres y la columna está llena, el equipo no puede sacar más trabajo. En cambio, deben centrarse en terminar algo primero.

Esto se siente restrictivo. En la práctica, es exactamente lo que necesitas.